О деловой переписке

СТИЛЬ, СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ И МНОГОЕ ДРУГОЕ   Итак, стиль. Что нужно учитывать прежде всего после грамматически правильного оформления письма?   Образно говоря, это одно и то же, что и знакомство с  девушкой. Вам нужно произвести  хорошее впечатление  и вашим внешним видом, и манерой поведения,  особенно если вы только начинаете вступать в контакт.   В этом случае ваша деловая переписка — это ваша  визитная карточка. Тут нужно учитывать все: и бланк,  и стиль языка, и оформление... В конце концов необходимо учитывать те правила, которые  отсутствуют у нас и достаточно конкретны там, у них,  в плане деловой переписки. Конечно, кто-нибудь может  моим скоро последующим примерам возразить, говоря,  мол, вот я переписываюсь с американским бизнесменом  и у него это не так и то не так... Да, действительно, и  в самой Америке люди, порой, с точки зрения лексики, да и простой грамматики, не всегда представляют, как правильно в плане языка и, что еще более важно,  психологии, вести переписку с деловым партнером.   Короче, их отдельные деловые письма не всегда будут  являться хорошим примером для нас. Что вы и увидите в сравнении различных вариантов одного и того же письма. Ну а в начале буквально несколько слов о правильном графическом его оформлении. Все  предложения должны начинаться от одной  вертикальной линии, то есть не нужно соблюдать  никаких "красных" строк. Вот посмотрите пример.     John McWillson Assistant Director                                                               это адрес отправителя GML Office, West Str.88 38                                              (вымышленный) New York 6787NY USA     Julia Hatch                                                                           это адресат High Str/ 84 24 а                                                                 Dublin 45773JI Ireland   September 4, 1994   Dear Julia Hatch, Our innovative course offers structured broad-based training in Management Research and Consultancy Methods.   It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.   It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.   For further details please contact Dr Diana Person.   Sincerely Yours John McWillson   Видите, это так называемое полностью закрытое  деловое письмо. Это самый оптимальный вариант. Его  проще всего читать вашему партнеру по переписке. Я далее, рассказывая о других стилях деловых писем  попробую объяснить их неконкурентоспособность с  полнозакрытым стилем, хотя все эти классические  стили, в мире деловой переписке редко существуют в  чистом виде. Говоря языком биологов, они (стили) часто скрещиваются, давая различные гибриды и вариации. Это выражается в таких маленьких деталях,  как запятая, двоеточие либо место для даты.   Но вернемся к разговору о деловом полно-закрытом  стиле. Если вы строите письмо, то строите его  вертикально, т.е. каждая новая строчка должна начинаться строго от того же места, что и верхняя. Это повелось потому, что все письма печатаются на   компьютере и в данной форме не надо беспрестанно делать излишний пробел для абзаца. В то же время,  каждое смысловое предложение отделяется от  предыдущего клавишей "ввод", чтобы было удобней  читать текст, как и видно из примера. Все наши пособия, которые я видел, а видел я пока лишь одно такое пособие, дают несколько устаревшие, докомпьютерные формы с абзацами и подписями в  правом углу, так называемый полузакрытый тип  делового письма, который устарел для деловой переписки, хотя еще часто встречается, но при этом  выглядит уж очень церемониально и официально, что для нас не совсем подходит. Я сейчас приведу пример,  где стиль полузакрытого делового письма используется  вполне оправданно.   THE UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA              Biotechnology Laboratory            Room 237- Wesbrook Building            6174 University Boulvard            Vancouver, B.C.Canada V6T 1W5            Tel: F04) 228-4838            Fax:F04)8-2114             Office of Director   November 20, 1990   Dear Sir/Madam,   Thank you for your letter enquiring about a position with the Biotechnology Laboratory at the University of British Columbia. I regret that we have no positions available which require your qualifications.   Yours sincerely, David Grow Administrator     Полузакрытый стиль делового письма   В этом вежливом "от-ворот-повороте" классический старомодный стиль вполне смотрится уместно потому,  что мы имеем дело с престижным университетом  Британской Колумбии (вот куда меня заносило в свое время!), где эдакий торжественный официоз никого не  смутит. Опять-таки, этот стиль оправдан в оформлении  писем-поздравлений с какими-либо значимыми для вашего адресата событиями, либо, просто, с днем  рождения вашего клиента или партнера по бизнесу. Но  мы еще будем иногда возвращаться к моментам деловой  переписки, где полузакрытый стиль письма так или  иначе оправдан. Думаю, что суть этого оформления вы  более или менее поняли.     Конечно, это не принципиально, где вы поставите дату отправления письма, в самом верху бланка или сразу под адресом, но тот вариант, что я привел первым, более стандартен и прост при работе на компьютере и используется чаще всего. Есть еще и просто "закрытый" стиль. Он отличается от "полностью закрытого" тем, что дата и подпись сдвинуты вправо.   Также не имеет принципиального значения и то, что вы ставите сразу после обращения - Dear Sir или Dear Mr Henry и др. - запятую или двоеточие. Англичане  предпочитают первое, американцы используют как первое, так и второе. Правда, в классическом полном закрытом стиле вообще нет никаких знаков препинания после приветствия, но на практике после Dear Sir запятая или двоеточие всегда присутствуют. Другое дело, что в "упрощенном" стиле вообще нет ни приветствия, ни подписи, что, по-моему, является его главным недостатком, что я сейчас и постараюсь вам объяснить после примера такого письма.     NIRP NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS   October 14, 1991   Ms. Iva Savitsky Attorney-at- Law 200 Center Str. Freeport, Vermount 66521   Guest Lecture   The members of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.   The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.   The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.   HENRY PARSELL, PRESIDENT   HP: vt     Упрощенный стиль делового письма   Такой упрощенный стиль тоже употребляется  крайне редко. Обычно любой пишущий деловое письмо предпочитает обращение и, по возможности, личное. Этот стиль больше напоминает памятку, чем обращение к кому-либо. Хочу оговориться. Дело в том, что сейчас "Упрощенный стиль" в чистом виде я практически не встречал. Потому, что элементарные законы простой вежливости заставляют людей писать вначале "Дорогой сэр", "Дорогой Джон Симпсон", а в конце, соответственно "Искренне Ваш", "С глубоким уважением" и т. д. Американец, как-то и англичанин не будет (или вряд ли будет) "упрощать" свое письмо, простым отбрасыванием этих важных, с психологической точки зрения, частей своего делового письма.   А вот (смотрите ниже) пример "квадратного" стиля делового письма. Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы составителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что его неудобно быстро просматривать сверху вниз. Тут приходится "стрелять" глазами то влево, то вправо, чтобы прочитать то адрес, то дату, потом вновь вернуться влево... В конце концов это и не совсем удобно при наборе текста письма на компьютере. В природе этот стиль порой встречается в несколько урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное, как в упрощенном или полно-закрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу.   Как видим из примеров, стиль "полно-закрытый" побеждает все прочие стили, так как является самым удобным в применении на практике.     NIRP NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS   Ms. Iva Savitsky                                                                      October 25, 1991 Attorney-at- Law 200 Center Str. Freeport, Vermount 66521 Dear Ms. Savitsky:   SUBJECT:Guest Lecture   The members of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.   The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.   The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.   Sincerely Yours,   National Institution Of Retired Persons   Henry Parsell President                                        HP/vl     Квадратно-закрытый стиль делового письма   Ну а сейчас запомните основной "скелет" делового письма.   Первое. Письмо печатается без всяких исправлений, которые нужно делать в черновом варианте. Можно, а иногда и НУЖНО, из чисто психологических соображений (потом объясню), писать и от руки. Но об этом весьма важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже. Второе. Письмо необходимо разбивать на смысловые "параграфы". Делается это для того, чтобы упростить ваше послание для чтения и выделения смысловых кусков делового письма. Такое уж теперь требование. Ну и для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, к примеру шесть-семь строк, то разбейте и его на два абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести или даже семистрочный. Это будет тяжело смотреться. Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху, но посередине. Белое поле должно быть обязательно сверху, снизу и по бокам. Если вам не хватает одной страницы (правда, лучше, если все умещается на одой странице, чему я вас и попытаюсь научить), то используйте вторую, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.     СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА   Первое, это "шапка", то есть то, что уже отпечатано в верхней части письма с данными вашей фирмы (если вы, конечно, от какой-нибудь фирмы пишете, а не от себя лично). Вот к примеру.     MAGATON'S Department Store 12745 Bulset Strip Los Angeles, California 941474   June 21, 1994   Второе, это "дата", которая ставится несколькими строчками ниже шапки (хотя это не принципиально и ее ставят и как вообще вверху, так и после шапки).   Cetrum Collection Agency 4376 Hollywood Boulevard Los Angeles, California 947661   Третье, это внутренний адрес. Хоть адрес вашего партнера есть уже на конверте, тем не менее, он обязательно указывается и в письме.   Dear John Mitchell:   Четвертое, это приветствие: Dear Sir - если вы не знаете, к кому обращаетесь; обращение Gentlemen/ Gentlemen and Ladies приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер.   Пятое, это сам текст и шестое, это подпись: Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best regards и так далее. В подписи, как это ни парадоксально звучит, главное — это ваша подпись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое главное — это ваша подпись под всем, что было написано выше. Ваш адрес, телефон (факс) и ваша подпись у них ценятся повыше всех этих наших печатей.   И, наконец, седьмое — это инициалы того, кто это письмо составлял MG/vr. Это как бы вежливое напоминание, кто работал над составлением данного документа, ваши инициалы и через дэш или после двоеточия инициалы секретаря, того, кто все это печатал.   Я обещал рассказать, когда можно писать письма от руки. Видите, я не забыл. В принципе, от руки всегда можно писать, если вы пишете черным стержнем и печатными разборчивыми буквами, особенно, когда вы пишете от себя лично. Тогда письмо получается более интимным, более доверительным. Вы показываете этим, что дело, по которому вы пишете, вас действительно волнует. Это особенно важно учитывать, когда вы, студент из малообеспеченной семьи, или, к примеру, чернобылец, имеете шанс поехать на стажировку по благотворительной линии, или просто отдохнуть в молодежном лагере. Здесь ваш Reference даже желательно писать от руки:     Dear Sir, I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends.     Такое послание выглядит наиболее сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении скорей преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что при этом все каноны и форма построения делового письма: шапка, дата, приветствие, сам текст и подпись, — сохраняются.   Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется, как в русском языке, пропись, с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. У них все пишут прямо, печатными буквами, без всякого наклона, а если и с наклоном, то скорей в левую сторону. Я еще попал в то время, когда в школе нас обучали несуществующей, как потом оказалось, прописи. В институте же нам прямо сказали: "Забудьте то, что учили в школе". Пропись с наклоном, тем не менее, существует, ее используют в каких-либо особых случаях: при поздравлении Вас с юбилеем или свадьбой, или если Вам вручают награду английской королевы или почетный крест...Конечно, это нам не грозит (хотя, чем черт не шутит). Ну а так, пропись во всем копирует печатные буквы. И не забывайте, что писать лучше черным стержнем.   Конечно, это не страшно, если ваше письмо и напечатано. На Западе к компьютерам настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютерах - это для них (да уже и для многих нас) привычней и быстрей. Но если вы переписываетесь по делу или работе даже с человеком, с которым у вас достаточно добрые отношения, то и тогда соблюдаются все принципы деловой переписки. Вот посмотрите, чем выделяется письмо моего американского директора лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну.     October 8, 1992   Hi, Michael, I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.   Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not want to lose it or not have you receive it. Our best to you and much love from all at Camp Aldersgate and especially the Thomas Family,   Jeffrey C. Thomas   Director JCT:v     Как видите, дружеское письмо, тем не менее, выдержано в стандартных рамках деловой переписки. Лишь только Hi вместо официального обращения. Но вернемся к традиционному деловому письму. Следующее, что надо сделать при составлении делового письма, это избавиться от желания звучать уж слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза.   As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $16.49. Такие выражения, как herewith и as per, не создают ничего, кроме излишней чопорности. А нам же нужно просто расслабиться. Чем естественней будет выглядеть письмо, тем оно лучше будет выдержано между дружеским и официальным тоном.   As you requested, I am enclosing a check for $16. 49. Второй пример более понятен и продуктивен. Да и слов затрачено куда меньше. И еще. Забудьте в деловой переписке все разговорные сокращения. Пишите не Don't, a Do not и все в том же духе. Учитывая все сказанное, просмотрите список слов, которых лучше всего избегать в деловом письме:   according to our records acknowledge receipt of as to, with reference to with regard to   with respect to at hand, on hand   attached please find attached hereto enclosed herewith enclosed please find beg to inform, beg to tell for your information   hereby, heretofore, herewith I have your letter I wish to thank/ may I ask in due time in due cou

Все эти примеры взяты из архивов американской деловой переписки, и сами американцы советуют друг другу эти "словья" не употреблять. А вот еще список слов и выражений (левый столбик), которых следует избегать, а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике.   Вместо                                            Пишите                                              advise/inform                                   say/tell/let us know along these lines                             like on the order of                                  as/according to at an early date/at your                    soon/today/next week/ earliest convenience                       a specific date at this time/at the present               now/at present time/at this writing check to cover                                   check for due to the fact that                            because for the purpose of                             for forward                                               send free of charge                                    free in accordance with                           according to in advance of/prior to                       before in compliance with                           as you requested in the amount of                                for in the event that                                 if/in case kindly                                                   please of recent date                                     recent party                                                     person/a specific name subsequent to                                   after/since the writer/the undersigned              I/me up to this writing                                until now   А теперь прочитайте две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант выгодно отличается от первого.     Dear Mr Fergusson,   With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.   I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.   For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached pleased find a list of said dealers.   Hoping you understand.   Yours truly...     Первая ошибка этого варианта в том, что употребляются слова said, same, которых вообще нужно избегать, а вместо deem лучше писать believe. A причастные обороты Looking forward to your early reply, Hoping to hear from you soon, Thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать при концовке письма.   Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply, I hope to hear from you soon, Thank you for your interest. Теперь почитаем откорректированный вариант.     Dear Mr Fergusson,   We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.   As a manufacturer we sell only to dealers with whom we have very explicit wholesale agreements.   Nevertheless we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.   Sincerely yours...     Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorry или / appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма. Никогда не обвиняйте своего клиента выражениями типа: your error / your failure. Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due, your credit rating is in jeopardy.   Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения так, чтобы даже бандиту с большой дороги было приятно вести с вами дела. Шутка.   Любое светское письмо станет теплее, если вы напишите обычное please или thank you... Вместо We have received your order можно написать Thank you for your recent order. Или вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill вы лучше напишите Please accept our sincere apologies for the error in your September bill. Второй пример более удачен еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость - наше оружие.   Ваше письмо должно быть, в первую очередь, ориентировано на клиента и как бы выражать его точку зрения. К примеру, Please accept our apologies for the delay является вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvenienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.   Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений I и We, но уж если вы их употребляете, то учтите следующее.   Пишите I, когда вы говорите от себя лично, a We, когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения our company, так же как и терминов, о которых говорилось уже выше - все это звучит несколько напыщенно. Это одно и тоже, если отправитель вместо "я" постоянно называет себя полным именем...   Внимательней и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным. Теперь сравните два варианта письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.     Вариант первый     Dear Ms Mitchell   Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.   We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.   As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.   Please accept our sincere regrets and feel to continue to shop at Allen's on a cash basis.   Sincerely Yours...       Вариант второй     Dear Miss Mitchell,   I am sorry to inform you that your application for an Allen's charge account has been turned down.   Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.   Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be reduced.   Until then we hope you will continue to shop at Allen's where EVERY customer is our prime concern.   Sincerely Yours...     Источник: Михаил Голденков “Азы английского слэнга и деловой переписки”

A MEETING ON MEETINGS Обзор английского языка Словарь типовых фраз бизнесмена Business language Английские слова-ловушки ACQUISITIONS FEVER: role-play with cards FAQ изучающих английский Упражнения Answer Key The Balance Sheet